Quando si parla di organizzazione eventi, si inquadra un aspetto fondamentale per la strategia di promozione di molte aziende. Se ti stai chiedendo, per esempio, come dare vita a un evento capace di stupire per promuovere il tuo nuovo prodotto o per celebrare l’anniversario aziendale, nelle prossime righe puoi trovare alcune dritte. Per la precisione, ne abbiamo selezionate sei!

L’importanza dell’obiettivo

Nel paragrafo precedente abbiamo elencato due fra i tanti obiettivi che si possono chiamare in causa quando si organizza un evento. Non importa di quale obiettivo di preciso si parli: quello che conta è renderlo chiaro, richiamandolo per esempio anche nel titolo dell’evento (nel caso della presentazione di un prodotto si può, per esempio, fare riferimento a come quest’ultimo può impattare in meglio sulla vita degli utenti).

Fai attenzione alla scelta della location

Sembra un consiglio banale e ripetuto, ma se ci si sofferma bene non lo è affatto. La location di un evento perfetto, infatti, deve avere diverse caratteristiche. Innanzitutto è opportuno che si facilmente raggiungibile con il maggior numero possibile di mezzi (sia pubblici, sia privati).

Inoltre, deve essere in linea con il tema dell’evento stesso. Se, per esempio, si organizza un evento per presentare un prodotto di alta tecnologia, il castello fiabesco con gli interni antichi ancora perfettamente conservati può non essere il massimo.

Molto meglio un edificio di nuova costruzione, magari in una zona riqualificata del centro città e caratterizzato da una particolare attenzione al connubio tra tecnologia e sostenibilità.

Non trascurare i dettagli pratici

Dettagli pratici come i cavalierini dei relatori e i lanyard personalizzati possono rivelarsi noiosi e poco creativi quando si parla di organizzazione di eventi, ma vanno gestiti. Per evitare di avere problemi all’ultimo, è quindi bene prepararsi per tempo e, se possibile, chiedere preventivi ad almeno due o tre realtà, in modo da valutare il più conveniente.

Non dimenticare la promozione

Un evento di successo deve essere adeguatamente promosso. Stanzia quindi un budget per la pubblicità sui social e considera anche altri mezzi, come per esempio la newsletter.

Anche se non se ne parla tanto come nel caso di Facebook, Instagram e di altre piattaforme di networking, questo canale ha sempre il suo perché, soprattutto quando si ha a che fare con clienti fidelizzati.

Il valore del second screen

Quando si organizza un evento e si punta al successo, bisogna sempre muoversi nell’ottica del second screen. Questo vuol dire pensare che i partecipanti non sono solo le persone presenti in location ma anche chi, appassionato di un determinato argomento o con un interesse professionale, segue il tutto dai social, second screen da tanti anni ormai.

Alla luce di ciò, bisogna mettersi nell’ottica della creazione di contenuti di qualità. Ciò vuol dire, in concreto, assoldare un fotografo in grado di fermare per sempre con la sua pellicola i momenti più importanti, ma anche un social media manager capace, attraverso i soundbites, di catturare i concetti più rilevanti espressi dagli esperti che intervengono.

Ovviamente conta tantissimo anche il monitoraggio. Di un evento di successo si parla online spesso con la stessa frequenza di un prodotto e, nell’ambito di queste conversazioni, possono essercene alcune potenzialmente lesive per l’immagine del brand.

Focus sul follow up

L’evento di successo non finisce nel momento in cui l’ultimo partecipante lascia la location. Come già detto, anche dopo la fine se ne parla online. Per questo motivo, è opportuno lavorare bene sul follow up.

Cosa bisogna fare di preciso? Prima di tutto, è il caso di mandare un messaggio di ringraziamento ai partecipanti. Successivamente, si può inviare un questionario con domande per testare il gradimento relativo a catering, location e altri aspetti. Un consiglio utile prevede il fatto di inserire un box con i suggerimenti per la prossima edizione (ovviamente è opportuno considerarli concretamente una volta che ci si metterà al lavoro per organizzarla).