Archivi digitali per gestione documentale

I tradizionali e polverosi archivi cartacei che un tempo contenevano documenti, fogli, fascicoli e scartoffie varie, al giorno d’oggi sono sostituiti da archivi digitali, ovvero in file virtuali rilevati attraverso i metodi all’avanguardia delle lattura ottica. Questo sistema di rilevazione e gestione di documenti offre innumerevoli vantaggi e permette di risparmiare una gran quantità di tempo e di denaro, oltre che di rendere il lavoro di ricerca facile, veloce e preciso.

Lettura ottica per acquisizione documenti

Per trasformare un archivio cartaceo in una serie di file digitali l’operazione è abbastanza semplice, ma deve essere condotta da una delle molte aziende specializzate in lettura ottica e digitalizzazione documenti. Realtà tutte italiane come Datasis, consultabile al sito www.datasis.it svolgono questo tipo di lavoro su documenti di ogni tipo.

In poche parole, si tratta di trasformare i documenti e fascicoli di carta in file virtuali, attraverso le tecnologie a lettura ottica, che permettono di rilevare la scrittura in modo automatico e immediato, senza dover quindi ricorrere a trascrizioni e copiature. La lettura ottica può applicarsi a moltissimi tipi di documenti, da quelli necessari per lo svolgimento di prove concorsuali nella pubblica amministrazione o presso enti privati, fino a questionari e test di ammissione.

Solitamente si ricorre alla gestione documentale digitale per documenti dall’ingente mole, difficilmente classificabili e catalogabili, come spogli elettorali, documenti che utilizzano chiavi di ricerca particolari e speciali documenti che necessitano di una suddivisione e classificazione automatica.

Ma non è tutto: sempre più aziende decidono ogni giorno di svecchiare i propri archivi e di passare al digitale, con i notevoli vantaggi e benefici che ciò comporta in termini di risparmio di tempo e non solo. La lettura ottica viene utilizzata al giorno d’oggi anche per rilevare bolle, fatture e ordini di ogni tipo, per acquisire protocolli e dati fiscali come dati relativi alla produzione, spese varie e rilevazione di presenza ecc.

I vantaggi di un archivio digitale

Archiviare in digitale, attraverso il procedimento innovativo della lettura ottica, significa trasformare interi archivi cartacei in informazioni digitali riconoscibili e leggibili da qualsiasi computer o dispositivo. L’operazione di lettura ottica interpreta e trasforma la scrittura attraverso speciali software, appositamente sviluppati per permettere al computer di capire, gestire e catalogare le informazioni.

I software OCR, a differenza delle banali scansioni, digitalizzano qualsiasi tipo di documento rilevando la presenza di lettere e numeri, e trasformandolo in un file modificabile, privo di errori al 100% e soprattutto fruibile in qualsiasi momento. Le tecniche di lettura ottica vengono impiegate anche per acquisire manoscritti, codici a barre e segni di penna o spunta, con un tasso di affidabilità altissimo.

Trasformare i documenti reali in file digitali significa avere la possibilità di immagazzinare un’enorme quantità di informazioni contenute dentro un piccolo hard disk: ciò vuol dire risparmiare spazio e denaro speso nella gestione dell’archivio fisico.

Ma lo spazio guadagnato non è il solo vantaggio derivante dalla digitalizzazione degli archivi.
Pensiamo ai tempi impiegati per cercare e trovare un documento cartaceo tra migliaia di documenti e fascicoli, con il rischio di sbagliarsi, di commettere errori e di non trovare quello che stiamo cercando.

Tutto ciò, grazie ai metodi di archiviazione digitale non sarà più un problema, perché i tempi di recupero di un file digitale sono immediati: con pochi click si identificherà il documento richiesto e lo si potrà visionare e utilizzare con la certezza di riporlo poi nel suo giusto posto. I rischi frequenti legati all’archiviazione manuale di smarrire o posizionare in modo scorretto un documento sono del tutto assenti con i metodi di nuova generazione.

Passare da un archivio cartaceo a uno digitale vuol dire, in breve, ridurre considerevolmente i costi, risparmiare spazio e tempo, aumentare la produttività e l’efficienza di un’azienda e usufruire di sistemi altamente efficaci, collaudati e precisi.