Quando bisogna preparare un evento aziendale è necessario tener conto di una serie di aspetti, che potrebbero apparire superflui e che invece sono fondamentali per determinare il successo dell’iniziativa. Bisogna innanzitutto porsi due domande per fare le cose per bene: che tipo di evento aziendale organizzare e perché. Un evento aziendale può essere considerato come un incontro tra persone che lavorano presso la stessa azienda, ma può coinvolgere anche partner e potenziali clienti. Esistono diverse tipologie di eventi: cocktail party, convegni, seminari, meeting, cene di gala ecc. Un evento aziendale si organizza per incrementare il proprio “brand awareness” tramite una manifestazione che sappia mixare comunicazione ed intrattenimento. Per partire col piede giusto e fare le cose in modo professionale è opportuno affidarsi ad un’agenzia organizzazione eventi aziendali.
Il primo passo fondamentale è il briefing, nel quale si stilano le linee guida generali e gli obiettivi principali dell’evento. Bisogna poi considerare il budget a propria disposizione in modo da non sforare troppo con la cifra prestabilita, ma organizzare comunque un evento gradevole e ricco di sorprese. L’agenzia adibita all’organizzazione di eventi aziendali deve scegliere con estrema attenzione la location, da valutare anche in base alla tipologia della manifestazione. Se si tratta di un convegno ad esempio la scelta dovrebbe ricadere su una struttura dotata di un’apposita sala con un buon audio; se si tratta di una cena la scelta migliore sarebbe un ristorante rinomato.
L’organizzazione prevede una check list da seguire molto attentamente per non dimenticare nulla. L’agenzia organizzatrice di eventi aziendali ha il compito di contattare tutti i fornitori: dal servizio catering alle luci, dalle strutture audiovisive per i convegni ai traduttori. Un altro passo importante riguarda il format dell’evento, che deve essere preparato in ogni minimo dettaglio ma soprattutto essere in grado di emozionare i partecipanti. A tal proposito è possibile consultarsi con l’agenzia organizzatrice, scegliendo tra diversi format come il team building, lo spettacolo teatrale, le feste a tema, lo show cooking, i video di storytelling ecc.
Un ultimo compito che tocca all’azienda organizzatrice è l’engagement a livello social, magari creando un apposito hashtag oppure pubblicizzando l’evento online per attirare un numero di pubblico maggiore. Una singola persona non è in grado di organizzare tutto questo ed è in tal caso che entrano in gioco le agenzie di organizzazione di convegni ed eventi aziendali, liberando il cliente da numerose incombenze. Dopo l’evento infine c’è la fase di follow up, determinante per sancire il successo dell’iniziativa e completare il lavoro di engagement.